之前的文章中，我们介绍了如何利用Copilot编写“交付延迟的道歉邮件”。这次，我们假设收到了一封对方写得较为困难的邮件，通过与Copilot多次对话，来完成回复邮件的撰写。
收到对方写得不易的邮件时，回复方也需要格外注意。对于道歉邮件，仅回复“已知晓”是否足够？是否有需要确认的事项？由于对方已表达歉意，回复时既要传达必要信息，又不能过于强硬，这需要细心斟酌。
这时，正是向Copilot寻求帮助的好机会。但不要直接让它写回复邮件，而是先让它提出回复的方针，从中选择最接近自己想法的方案。然后逐步添加条件，完善内容，最终完成邮件。
不要将判断完全交给Copilot
这次收到的邮件中，除了对交付延迟的道歉，还包含了延迟原因、新的提交日期以及防止再次发生的措施。
虽然可以直接让Copilot写回复邮件，但这样会让它决定是否接受道歉、是否强调新的交付日期、是否提及防止措施等关键判断。
邮件内容虽规范且适合直接使用，但如果语气不符合预期，每次修改会很麻烦。而且遗漏确认事项导致邮件往返也会增加工作负担。
确定回复方针
首先，不要急于写回复邮件，而是让Copilot提取邮件中的重要信息，作为判断回复方针的依据。建议在Copilot Chat界面操作，方便查看前后对话。
请Copilot整理以下内容，暂不写回复邮件：
- 发生了什么事
- 原因和理由
- 对方道歉的内容
- 对方承诺的应对措施
- 具体的期限和时间
- 对方期望我们采取的行动
- 邮件中无法确认的事项
- 回复时需要判断的重点
要求：
- 明确区分邮件中事实和推测
- 邮件未提及内容标注“无记载”或“不明”
- 重要时间、期限和应对事项不省略
- 不要写回复邮件或示例
- 最后总结3-5个回复前需判断的要点
添加条件完善回复邮件
整理出的表格末尾会列出回复前需判断的要点。
针对每个要点，向Copilot说明自己的判断，并让它生成3个回复方案。如果没有列出要点，可以提示“请总结表格中的确认事项”。
比较回复方案时，不仅要考虑与对方的关系，还要评估对公司影响和未来风险。这里以“维护关系”、“对交付日期的提醒”、“对对方心理负担”三方面进行整理：
- 强调确认，拒绝重新调整
- 对公司无影响
- 无特别事项
- 想确认具体应对，询问是否需要协助
- 需要
基于以上，生成3个回复方案：
- 以维护关系为主（语气较柔和）
- 平衡型（推荐方案）
- 强调交付日期（语气较强）
这三个方案分别体现了不同的对方关系和交付日期态度，选择哪一个方案需要自己判断。
这次我们优先确保对方能遵守新的交付日期，因此不采纳Copilot推荐的平衡型方案，而是以较强硬的第三方案为基础，调整为语气稍柔和。这里使用了Copilot的“辅导”功能。
确定大致回复内容后，选择“应用所有建议”调整文面，最后自行确认完善。
查看Copilot的回复时，不仅要关注语言礼貌，还要确认“对方被要求做什么”、“我们承诺了什么”、“是否加入了不必要的要求”。
利用Copilot不仅能整理判断材料和比较方针，还能帮助你写出更符合自己意图的邮件。
